Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Päivitetty 30.11.2021.

Rekisterinpitäjä

Helsingin Jalkapalloklubi ry (Y-tunnus 0288719-4)
Urheilukatu 5, 00250 Helsinki
verkkosivut www.hjk-j.fi

Jäljempänä myös ”seura”

Yhteyshenkilö

Timo Muurinen
Urheilukatu 5, 00250 Helsinki
timo.muurinen@hjk.fi
+358 50 543 8082

Rekisterin nimi

Helsingin Jalkapalloklubi ry:n henkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuran ja rekisteröidyn välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Jäsenyyksien, asiakas- ja osallistujatietojen ylläpito
• Sähköinen jäsen- ja tapahtumaviestintä
• Tilastointi ja analysointi
• Jäsenpalveluiden ja toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
• Joukkue-, asiakas- ja osallistujaryhmien hallinnointi
• Laskutus
• Palkanmaksu

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröidyn tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa ”henkilötietojen käsittelyn tarkoitus” määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja seuran sääntöjen mukaisesti.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja kansalaisuus
• Mahdolliset luvat ja suostumukset
• Jäsen- ja asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta, seurarooli, kuten pelaaja, vanhempi, toimihenkilö, valmentaja
• Osallistumis- ja ottelutilastot, kuten osallistumistiedot, ottelut, maalit, varoitukset ja muut harjoitus- ja ottelutapahtumiin liittyvät tilastointitiedot
• Seuran ja henkilön kilpailu-, tapahtuma- ja muuhun toimintaan liittyvät tiedot sekä muut henkilön suostumuksella kerätyt tiedot
• Palkan- ja palkkionmaksuun tai vakuutuksiin liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn itsensä tai tämän huoltajan antamat tai seuran edustajan tallentamat tiedot. Asiakasrekisterin ja taloushallinnon rekisterin tietokanta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Jalkkis.net & myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä saa osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/

Rekistereihin tallennettuja tietoja voidaan jakaa organisaation sisällä käyttötarkoituksen mukaisesti.

Kolmansille osapuolille rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa myös seuraavissa tapauksissa:

• Seuran ja joukkueiden toimihenkilöiden nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen ja roolin julkaiseminen seuran verkkosivuilla
• Pelaajaluettelon julkaiseminen seuran verkkosivuilla erillisen suostumuksen perusteella
• Toiminnan toteuttamiseen liittyvät tietojenluovutukset (esim. turnausmatkaa, leiriä tmv. varten matkustamiseen, kuljetukseen ja majoitukseen vaadittavien tietojen luovutus, allergia- tai erityisruokavaliotietojen luovutus)

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Seura vastaa siitä, että se keskinäisillä sopimuksilla suhteessa palveluntarjoajiin varmistaa rekisterin ylläpitoon käytettyjen palveluiden olevan asianmukaisesta suojattuja.

Rekistereitä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa.

Rekistereihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on siihen roolinsa tai työtehtävänsä puolesta tarve.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus saada seuran jäsenrekisteriin (Jalkkis.net ja myClub) henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana omien ja alaikäisten lapsiensa tietojen hallinnoimiseksi. Lisäksi rekisteröidylle voidaan myöntää pääkäyttäjä- tai hallintaoikeuksia, jos hänellä on roolinsa tai työtehtävänsä vuoksi sille tarve.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Seuran jäsenrekisteriin käyttäjätunnuksen omaavalla henkilöllä on mahdollisuus tarkistaa itseään ja alaikäisiä perheenjäseniään koskevat tiedot ja ylläpitää omia yhteystietojaan kirjautumalla palveluun. Vaihtoehtoisesti tarkastuspyynnön voi lähettää sähköpostitse tai postitse. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla tästä sähköpostitse tai postitse.

Sähköpostitse tehtävät ilmoitukset:
toimisto@hjk.fi

Postitse tehtävät ilmoitukset:
Helsingin Jalkapalloklubi ry / Tietosuoja
Urheilukatu 5, 00250 Helsinki

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan tai muuhun suoramarkkinointiin muuttamalla asetuksiaan itse kirjautumalla jäsenrekisteriin tai ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse osoitteeseen toimisto@hjk.fi.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@hjk.fi. Tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa rekisteröidyn mahdollisuuteen osallistua seuran toimintaan.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@hjk.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.